Casos prácticos

El fraude:

Agencia estadounidense con oficinas en todo el mundo. La sucursal de Hong Kong era antes independiente y había sido vendida a la agencia internacional en la década de 2000. Filial al 100 % que se ocupa de todas las actividades de la agencia en Extremo Oriente y depende directamente de la sede estadounidense.

El empleado deshonesto era el Director de Finanzas y Administración que había sido contratado 25 años antes, cuando la empresa era propiedad del fundador y estaba gestionada por él. A medida que la sucursal de Hong Kong crecía, pasó de desempeñar una función administrativa subalterna a ocupar un puesto de alta dirección a cargo de 12 empleados de finanzas y administración. También era firmante de cheques (con autoridad exclusiva hasta el equivalente a 20.000 dólares, pero con firmas conjuntas por encima de esa cantidad) y responsable de los informes financieros a la oficina central. Fue despedida debido a una reestructuración global y a la necesidad de contar con nuevo personal. El fraude se descubrió poco después.

Durante 14 años, la empleada había emitido fraudulentamente unos 1.000 cheques por un total de unos 6.000.000 USD en beneficio propio. Las transacciones se registraban como si estuvieran relacionadas con las necesidades de efectivo de la sucursal o el pago de facturas de proveedores. Estaban respaldadas por facturas falsas a nombre de proveedores falsos y empresas legítimas. Por lo general, las facturas se referían a gastos de viaje, una categoría con importantes gastos auténticos. También a cartuchos de tóner, gastos de impresión y servicios de traducción.

La empleada extendía un cheque manual en su propio beneficio, pero se quedaba con una fotocopia adulterada que demostraba que, en cambio, se había extendido a favor del supuesto proveedor. La mayoría de los cheques, aunque no todos, estaban firmados por ella. El fraude comenzó a un nivel modesto, pero fue escalando hasta alcanzar entre 600.000 y 700.000 dólares en cada uno de los tres años anteriores a su descubrimiento.

Características de riesgo:

• No hubo introducción de nuevos directivos cuando se adquirió la filial.

• Normalmente, los pagos sólo se efectuaban a los proveedores autorizados a través de SAP, pero se conservaba un talonario de cheques manual para los pagos urgentes y puntuales.

• La filial siguió siendo extremadamente rentable, incluso teniendo en cuenta el fraude.

• Los presupuestos anuales se basaban en cifras del año anterior. La continuación del fraude se incorporaba a ellos.

• La naturaleza del negocio en Extremo Oriente era lo suficientemente diferente de las operaciones en otras partes del mundo como para que no hubiera comparaciones directas en cuanto a márgenes de beneficio y costes. Además, los costes no se atribuyen a ventas o contratos concretos.

• El jefe de la oficina de Hong Kong, instalado en Estados Unidos, era responsable de controlar los gastos de la oficina, pero se centraba en las ventas y las relaciones con los clientes más que en los costes y la rentabilidad subyacente.

• El interventor financiero mundial de EE.UU. podría controlar los gastos a través de SAP y de los informes que le enviara el empleado implicado. También podían hacerlo varios directores de división. Pero sus preguntas eran remitidas y resueltas por la propia empleada deshonesta.

• No hubo auditorías internas durante los 14 años que duró el fraude.

• Gran parte de las ganancias financiaron un lujoso estilo de vida. Algunos activos en Hong Kong, pero la acción civil se vio obstaculizada por los procedimientos penales. Algunas de las ganancias se canalizaron al extranjero.

• Dificultades para exigir responsabilidades al banco o a los auditores externos.

Soluciones:

• Introducción de nuevos directivos cuando se adquiere una filial.

• Centrarse no sólo en las ventas y el desarrollo del negocio, sino también en los resultados financieros y la rentabilidad subyacente.

• Centrarse en la cuenta de pérdidas y ganancias: muchos fraudes repercuten directamente en ella en lugar de dejar un "agujero" en el balance.

• Función eficaz de auditoría interna y examen financiero de las divisiones y regiones.

• Apreciación de la naturaleza de la empresa adquirida y sus diferencias con otras filiales de otras regiones.